Утвержден
приказом руководителя отдела
образования Аулиекольского района
от 05.01.2015 г. № 1
РЕГЛАМЕНТ
работы ГУ «Отдел образования акимата Аулиекольского района»
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
В соответствии с Конституцией Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан «Об образовании», Положением ГУ «Отдел образования Аулиекольского района» №14-1937-12ГУ от 6 января 2006 года (далее - отдел) является представителем Министерства образования и науки Республики Казахстан и осуществляет управленческие функции в сфере образования на территории Аулиекольского района, а также организационно-правовое и материально–техническое обеспечение деятельности отдела.
Отдел разрабатывает и обеспечивает реализацию образовательных программ и развитие системы образования района, исполнение на местах Конституции, Законов Республики Казахстан, актов Министерства образования и науки Республики Казахстан.
Сотрудники отдела выполняют функции согласно распределению обязанностей, установлеными начальником отдела. В случае длительного отсутствия начальника отдела или невозможности выполнения им своих обязанностей, его полномочия осуществляет заместитель.
Органами управления отдела являются общеобразовательные, дошкольные и внешкольные учреждения района, определенные постановлением акимата района.
Планирование работы
1.1 Отдел строит свою работу по перспективному плану на год и месячным планом основных мероприятий.
1.2 Планы утверждаются начальником отдела.
1.3 Проекты планов разрабатываются в следующем порядке:
- все структурные подразделения вносят свои предложения в письменной форме заместителю начальника отдела, за 10 дней до начала планируемого периода;
- рассмотренный специалистами отдела, обобщенными отделами и методическим кабинетом, подготовленный план представляется начальнику отдела для утверждения.
1.4 Контроль за исполнением планов работы соответствующими отделами осуществляет заместитель начальника, главный бухгалтер, заведующий методическим кабинетом.
План работы отдела рассылается по отделам и в аппарат Акима района до 25-го числа каждого месяца.
2. Подготовка и проведение заседаний советов
Отдела образования.
2.1. В соответствии со ст.31 Закона «О местном государственном управлении в Республике Казахстан» при начальнике отдела создается Совет отдела, который заседает один раз в 2 месяца.
2.2. Состав членов Совета отдела и дата его заседания определяется начальником отдела.
2.3. Подготовка заседаний осуществляется методистами и специалистами отдела. Проект повестки для заседаний Совета отдела формируется специалистами и методистами, в соответствие с годовым планом деятельности, согласовывается с заместителем начальника не позднее, чем за 30 дней до заседания. Повестка дня и материалы к заседанию Совета рассылаются членам Совета отдела не позднее, чем за 3 дня до заседания.
При проведении заседания членов Совета отдела по поручению начальника отдела в экстренном порядке материалы по рассматриваемым вопросам могут вноситься в день его проведения.
2.4. Специалисты и методисты, вносящие вопрос на Совет отдела организуют своевременную, качественную подготовку материалов и передают секретарю Совета отдела за 2 дня до заседания. Оповещение членов Совета отдела осуществляется секретарем Совета отдела, специалистами и методистами.
2.5. После заседания членов Совета отдела секретарь в 3-х дневный срок представляет на подпись начальнику отдела проект постановления по вопросам, обсужденными на данном заседании.
2.6. На каждом заседании Совета отдела ведется протокол. Записи по обсуждаемым вопросам производит секретарь Совета отдела. Ответственность за оформление протокола несет секретарь Совета отдела. Протокол оформляется в одном экземпляре в 3-х дневный срок, подписывается начальником отдела.
2.7. Протоколам заседаний членов Совета отдела присваиваются порядковые номера на календарный год. Протоколы или выписки из них в день их подписания рассылаются по школам, которым на заседаниях даны соответствующие поручения. Протоколы заседаний членов Совета отдела уничтожаются по акту специалистами за минованием надобности, но не ранее чем за три года.
2.8. Начальник отдела в пределах своей компетенции принимает решения и подписывает решения Совета отдела. Решения Совета отдела дублируются приказом начальника.
3. Порядок подготовки, оформления, размножения и рассылки приказов начальника Отдела образования.
3.1. Вносимые на подпись начальнику отдела приказы должны быть откорректированы, отпечатаны на государственном языке.
Проекты, составленные на основании и во исполнения законов, указов, Постановлений Министерства образования и науки Республики Казахстан, приказов начальника Департамента образования области, должны содержать ссылку на них. В приказе должно быть четко изложено содержание намечаемых мероприятий, определен круг учреждений, организаций на которых они распространяются или которые несут ответственность за их выполнение в установленные сроки.
3.2. Подлинник приказа, подписанный начальником, с указателем рассылки, передается в общий отдел (приемную) для регистрации и рассылки. Внесение исправлений в подлинник приказа начальника отдела, после его подписания, исключается.
3.3. Поступившие приказы начальника отдела подшиваются в книгах приказов по личному составу или по производственным вопросам, в зависимости от его содержания, и регистрируется в журналах установленного образца.
3.4. Приказы начальника отдела вводятся в действие в сроки, установленные в нормативных актах, или со дня подписания.
3.5. Ответственность за принятые приказы, которые были изданы с нарушением требований настоящего регламента, несет исполнитель (разработчик приказа).
3.6. Замена ранее разосланных экземпляров приказов начальника отдела при технических ошибках может быть произведена только с разрешения начальника отдела, в этом случае первоначально разосланные документы должны быть отозваны.
3.7. Документы поздравительного характера приобретаются, изготавливаются по списку, согласованному с начальником отдела.
4. Порядок организации контроля и проверки исполнения документов.
4.1. Порядок организации контроля и проверки исполнения входящих документов:
копия входящих документов после их регистрации в общем отделе (приемной) и рассмотрения начальника отдела с резолюцией начальника, требующей принятия конкретных мер по исполнению направляется исполнителю. Оригиналы подшиваются секретарем в соответствии номенклатуры дел.
Срок издания собственного акта по реализации входящего документа не может быть более одного месяца со дня его поступления в отдел, если другого не оговорено в самом входящем документе или резолюции начальника отдела.
4.2. Порядок организации контроля и проверки исполнения исходящих документов:
Секретарь начальника отдела визирует указатель рассылки, получает копию берущегося на контроль документа и направляет его исполнителю.
Если срок исполнения задания не указан, оно должно быть исполнено не позднее одного месяца со дня подписания документа, а при наличии грифа
«срочно» - в 5-10 дневный срок.
4.3. Общие положения:
Секретарь ведет учет стоящих на контроле у специалистов, методистов и главного бухгалтера документов.
В случае отсутствия возможности выполнения задания в установленный срок исполнитель не позднее чем за 3 дня должен сообщить начальнику отдела о причинах задержки.
Работник – исполнитель, представляет секретарю в общий отдел (приёмную) информацию о ходе выполнения контролируемого документа.
Секретарь ежемесячно представляет по контролируемым документам начальнику, заместителю начальника, специалисту отдела кадров сводные данные об отклонениях в сроках исполнения.
Документы снимаются с контроля после подписания ими ответного документа, а также:
- при утрате своей силы основании нового документа;
- по истечении установленного в них срока действии;
- после полного разрешения поставленных вопросов и уведомления об этом выпустившего документ государственного органа или должностного лица.
Общий контроль за своевременным исполнением документов, стоящих на контроле в отделе, осуществляет секретарь.
4.4. Срыв установленных сроков исполнения контрольных документов или их некачественное исполнение является дисциплинарным проступком. По фактам срыва сроков и/или некачественного исполнения контрольных документов в порядке, установленном Указом Президента Республики Казахстан от 31 декабря 1999 года № 321 «Об утверждении Правил наложения дисциплинарных взысканий на административных государственных служащих Республики Казахстан», назначаются служебные расследования, по результатам которых виновные должностные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.
5. Работа с кадрами
5.1. Работу с кадрами обеспечивает главный специалист отдела в соответствии с Указом Президента Республики Казахстан, имеющий силу Закона, « О Государственной службе», «Трудовом Кодексе Республики Казахстан»:
- ведет учет категорий должностей работников отдела, назначаемых и согласовываемых с начальником отдела;
- формирует личные дела на государственных служащих, работников отдела, руководителей подведомственных учреждений, подлежащих учету в отделе кадровой работы, вносит необходимые записи в их послужные списки;
- готовит приказы на назначение или освобождение от соответствующих должностей государственных служащих, бухгалтеров, методистов отдела, руководителей подведомственных учреждений, на командировки учителей.
5.2. Обеспечивает проведение конкурсов на замещение вакантных должностей государственной службы на основании Указа Президента РК № 330 от 4.02.2000 года, аттестации согласно Указа Президента РК №327 от 21.01.2000 года, прохождение государственными служащими испытания при замещении должностей государственной службы.
5.3. Консультирует государственных служащих, методистов, бухгалтеров, учителей школ района по вопросам их правового положения, контролирует соблюдение ограничений, связанных с государственной службой.
5.4. Анализирует уровень профессиональной подготовки госслужащих, методистов, бухгалтеров и учителей района, совместно с методистами организует переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации путем организации семинаров на местах и направления на учебу в институты переподготовки и повышения квалификации.
5.5. Организует работу по формированию резерва кадров во всех школах района и секторах отдела.
6. Работа с обращениями и организация личного приема граждан.
6.1. Ответственность за правильную организацию работы с обращениями граждан в отдел несет секретарь начальника отдела. Граждане вправе обращаться с предложениями, заявлениями, жалобами, откликами и запросами на государственном языке, языке межнационального общения.
6.2. Регистрация писем граждан, поступающих в отдел, ведется секретарем начальника отдела.
6.3. Указания об исполнении обращений граждан, как правило, дается в форме резолюции начальника отдела.
6.4. Письма граждан разрешаются в срок поступления, а не требующие дополнительного изучения - безотлагательно, но не более 15 дней.
Кроме того, сроки исполнения писем граждан могут быть установлены в тексте резолюции начальника отдела, его заместителя.
В тех случаях, когда для разрешения писем необходимо проведение специальной проверки, сроки разрешения писем могут быть продлены начальником, его заместителем, но не более чем на один месяц, о чем письменно или в устной форме информируется заявитель. Если контроль за исполнением письма установлен директивными органами, редакциями газет, журналов и другими организациями, продление срока исполнения согласовывается с соответствующей организацией.
6.5. Ответы на письма граждан дает начальник отдела.
6.6. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.
6.7. Личный прием граждан в отделе проводится начальником, его заместителем согласно графику в соответствии с постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 сентября 2002 года №974 «Об организации приема граждан в центральных и местных исполнительных органах Республики Казахстан, с Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 221-III « О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц». График приема вывешивается в приемной начальника.
6.8. Если устные обращения не могут быть разрешены должностным лицом во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями.
7. Организация делопроизводства в Отделе образования.
7.1. Делопроизводство в отделе ведется в соответствии с законом Республики Казахстан «Об административных процедурах», настоящим регламентом, номенклатурой дел, разработанной в соответствии с основными правилами документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях, учреждениях, организациях всех организационно- правовых форм Республики Казахстан)
7.2. Служебные документы, поступающие в отдел, принимаются и регистрируется секретарем в общем отделе и в тот же день передаются для рассмотрения начальнику, его заместителю.
Служебные документы, требующие исполнения, должны содержать конкретные резолюции с указанием сроков и исполнителей.
7.3. Направление документов исполнителю согласно резолюции осуществляется через секретаря начальника отдела.
7.4. Ответственность за сохранность документов возлагается на исполнителей в соответствии с наложенной резолюцией.
7.5. Служебные документы снимаются с контроля начальником отдела.
7.6. Служебные документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются начальником отдела, в его отсутствие – заместителем.
Специалистам отдела предоставляется право самостоятельно рассматривать документ по курируемым вопросам, давать поручения директорам школ и получать от них необходимую информацию.
7.7. Отправка корреспонденции отдела производится после регистрации общим отделом (приемной). Исходящая корреспонденция отправляется в день её поступления, телеграммы и срочная корреспонденция регистрируются, принимаются и отправляются немедленно.
7.8. Секретарь начальника отдела систематически следит за установленным порядком прохождения служебных документов, анализирует состояние работы, информирует об этом специалиста отдела кадров.
7.9. Выдачу гербовых бланков осуществляет заместитель начальника отдела. Бланки выдаются специалистам отделов под роспись.
7.10. Все исполнители несут личную ответственность за целевое использование полученных гербовых бланков отдела.
8. Порядок подготовки и проведения совещаний и семинаров
8.1. Совещания, семинары и другие массовые мероприятия с приглашением работников, руководителей отдела района, других организации проводятся в соответствии с планом мероприятий на календарный месяц или по согласованию с начальником отдела через заместителя начальника.
8.2. Вызов на совещание руководителей школ осуществляется с разрешения начальника отдела.
8.3. Выезды руководителей школ, специалистов и методистов отдела за пределы района согласовываются с начальником отдела. Целесообразность командировок работников отдела в области и внутри района определяет начальник отдела.
9. Регламент рабочего времени Отдела образования.
9.1. Рабочий день отдела начинается в 9.30 и продолжается до 18.30
Обеденный перерыв с 13.00 до 14.30.
Специалист отдела кадров ведет табель учета рабочего времени всех работников отдела, который заполняется и сдается в бухгалтерию.
Объем функциональных обязанностей работников отдела определяются целями и задачами, стоящими перед отделом и занимаемыми ими должностями, а также установленных Законом Республики Казахстан « О Государственной службе» прав и обязанностей, положениями об отделах и должностными инструкциями.
10. Дисциплинарная ответственность работников Отдела образования.
10.1. Работники отдела за нарушение общепринятых этических норм и принципов, в том числе служебных, совершения дисциплинарных проступков при исполнении ими служебных и трудовых обязанностей, привлекаются к ответственности согласно Закона Республики Казахстан « О Государственной службе», «Трудового Кодекса РК», и Указа Президента РК « О правилах наложения дисциплинарных взыскании на административных государственных служащих Республики Казахстан».
11. О печати и штампах Отдела образования.
11.1. В отделе имеются круглая гербовая, круглая печать отдела кадров, а так же круглая печать для документов и 2 штампа (исходящий и входящий).
Гербовая печать «Отдел образования Аулиекольского района» находится у главного бухгалтера отдела, печать отдела кадров находится у специалиста по кадрам, печать для документов у заместителя начальника отдела.
Штампы в приемной отдела.
